Personvernerklæring for Mandal Fotoklubb.

Innledning

Personvernerklæringen gjør rede for vår håndtering av personopplysninger som samles inn for å utøve våre tjenester overfor medlemmer og andre vi jobber med. Mandal fotoklubb behandler kun begrensede mengder personopplysninger, hovedsakelig i form av medlemsregister og epostlister. Ingen av disse inneholder sensitive opplysninger.

Behandlingsansvarlig i organisasjonen er daglig leder om ikke oppgaver er delegert. Henvendelser om innsyn, retting eller sletting av personopplysninger kan gjøres til leder.

Formålet med personopplysninger

Fra våre medlemmer innhenter vi navn, adresse, telefonnummer, fødselsdato og epost adresse ved innmelding. Disse opplysningene er grunnlag for å rapportere på antall medlemmer for å motta eventuelle offentlig tilskudd til drift av organisasjonen. Mandal Fotoklubb er medlem i Norsk Selskap For Fotografi (NSFF), og vi bruker informasjonen som vi mottar ved innmelding i forbindelse med medlemsregistrering i NSFF. I tillegg trenger vi opplysningene om våre medlemmer for å kunne gi informasjon og tilbud knyttet til klubbmedlemskapet.

Når en melder seg inn i Mandal fotoklubb samtykker en til hvert enkelt område en tillater at organisasjonen bruker personopplysninger til, eksempelvis informasjon om møter, konkurranser, invitasjon til arrangementer mm. Personopplysninger sikrer også at kun medlemmer kan logge seg på passordsikrede sider på våre hjemmesider, og at de kan se alle konkurranseresultater og annen klubbinformasjon. Mandal fotoklubbs hjemmeside benytter seg av informasjonskapsler (cookies) både til innloggingen og til besøksstatistikk. Disse inneholder ikke personopplysninger.

Målsettinger

Personvern skal inngå som en naturlig del av Mandal fotoklubbs oppgaver og rutiner der personopplysninger behandles.

Følgende mål for personvern gjelder:

• Mandal fotoklubb behandler personopplysninger i tråd med lovverket
• Våre medlemmer har en bevissthet rundt behandling av personopplysninger
• Ved behandling av personopplysninger er informasjonssikkerheten ivaretatt

Etterlevelse

Ny personopplysningslov trådde i kraft 25. mai 2018. For å sikre god etterlevelse av lovverket, må alle medlemmer, representanter eller andre bidragsytere som behandler personopplysninger for Mandal fotoklubb, lese dette dokumentet og etterleve de beskrevne rutinene.

Regler for innsyn, retting og sletting

Medlemmene har til en hver tid rett til å kunne be om innsyn i alle sine lagrede personopplysninger. Ved avsluttet medlemskap kan medlemmet be om å få alle sine personopplysninger utlevert eller slettet. Medlemmet kan selv rette og ajourføre opplysningene i sin brukerinfo.

Tilgang til personopplysningene

Tilgang til og behandling av personopplysningene er begrenset til medlemmene i styret i Mandal fotoklubb og til klubbens IT ansvarlige. Midlertidig innsyn kan likevel gis unntaksvis til medlemmer i klubben som trenger dette for å løse oppgaver som er blitt delegert til dem av styret.

Lagring av personopplysninger

Personopplysninger, hjemmeside, bilder, medlemsinfo, besøkshistorikk og backup lagres på server innenfor EU/EØS. Personopplysningene lagres så lenge det er pålagt etter regnskapsloven, og så lenge det er hensiktsmessig i klubbsammenheng, f.eks. i forbindelse med billedgallerier eller resultatlister fra fotokonkurranser. Medlemslister skal ikke sendes i åpen epost.

Rutine ved eventuelle sikkerhetsbrudd

Mandal fotoklubb har et avvikssystem med en fastlagt avviksrutine. Dersom det oppstår et sikkerhetsbrudd der brukernavn/passord kommer på avveie, eller medlemslisten blir stjålet, skal det sendes varsel til alle brukere/medlemmer via epost så snart som mulig. Det skal også lages en rapport som beskriver hva som har skjedd og som foreslår løsninger for at dette ikke skal skje igjen.

Avvikets alvorlighetsgrad avgjøres av styret. Dersom styret vurderer avviket som alvorlig, skal datatilsynet underrettes snarest.